“Vendo bastante bien pero a fin de mes no me queda nada”
“No sé cómo hacer para controlar mis gastos”
Quizás estés familiarizado con estas frases que son el día a día de pequeñas, medianas y grandes empresas, cuando no tenemos un plan financiero el dinero tiene e mismo comportamiento caprichoso si importar que seas un pequeño emprendedor o una gran empresa.
Nos han enseñado y nos han dicho cosas como: emprender es bueno y el éxito solamente puede alcanzarse de esta forma. Si bien es una afirmación cierta, la ecuación no está completa porque emprender y empezar a ganar dinero es un proceso complejo que podemos hacerlo más sencillo siguiendo algunos pasos.
FINANZAS PERSONALES
Muchos emprendedores fracasan por no gestionar de forma correcta sus finanzas personales, se comete el error de mezclar el dinero personal con el dinero de la empresa, son cosas distintas con fines distintos. Si bien el ingreso percibido por la empresa es gracias a los esfuerzos personales, esos ingresos primero deben cubrir los costos fijos, los variables y los costos de la inversión inicial antes de que los márgenes puedan generar beneficios de los cuales podamos disfrutar.
Es sorprendente cómo el hecho de tener un control de ingresos y gastos personales hacen que nuestra gestión empresarial sea más eficiente, no es una cuestión de conocimiento, es una cuestión de hábitos.
PRESUPUESTO
No importa que hayas empleado a 5, 10 o 20 personas, inclusive aún cuando tú eres tu propio empleado y jefe, necesitas un presupuesto mensual y anual. ¿Qué es un presupuesto? Por definición, el presupuesto es un conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado periodo de tiempo. Si ofreces un producto, tu presupuesto, como mínimo, debería incluir lo siguiente:
- Costos fijos: aquí debes incluir todos aquellos egresos que no varían sin importar la producción que tengas, como ser: alquileres, salarios, seguros, servicios de internet, comunicaciones, entre otros.
- Costos variables: aquí incluyes todos los egresos que deriven del nivel de producción, como ser: horas extra.
- Insumos: debes definir metas en las cuáles indiques cuál será tu nivel de producción para poder prever los insumos que necesitarás para cumplir con esos compromisos.
Si ofreces tus servicios de forma personal, no caigas en el error de creer que no tienes ningún tipo de costos. Debes tener en cuenta lo siguiente:
- Herramientas de trabajo: tienes un Smartphone y una Notebook que han tenido un costo cuando los adquiriste. Necesitas internet, eso también tiene sus costos. Necesitas hacer llamadas, coordinar reuniones, eso también tiene un costo.
- Movilidad: estás en la carrera de ganar clientes y necesitas movilidad para reunirte y cerrar tratos. Lo primero que debes hacer es crear una agenda que te permita organizar tus actividades y definir cuánto dinero destinarás a movilidad, ya sea que tengas vehículo propio o te movilices en taxi, uber o cualquier otro medio de transporte.
El hecho de no contar con un presupuesto es una garantía a realizar gastos innecesarios y adquirir herramientas de trabajo que estén muy por encima de lo que puedes cubrir generando deudas que no aportan valor a tu negocio.
PROYECCIÓN
La proyección es fundamental, es una previsión planificada del dinero que necesitarás para mantener de pie tu empresa o emprendimiento por un determinado tiempo. En este punto debes definir tus metas en cuanto a ventas ya que te darán una idea general de los ingresos que podrías obtener, así puedes enfocar todos tus esfuerzos en lograr que la comunicación del producto sea efectiva. También, una vez definido tu presupuesto mensual, debes replicarlo por el tiempo que creas necesario, lo ideal es hacerlo por el tiempo de 12 meses y, al igual que tus ventas, sabrás cuánto necesitarás para mantener tu empresa.
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN FINANCIERA
Hoy en día no podemos emprender sin contar con herramientas digitales que nos permitan automatizar y hacer que nuestras gestiones sean más rápidas y eficientes. Actualmente existen aplicaciones y softwares financieros que te facilitarán la realización de tareas rutinarias como los controles de caja, estados de cuentas de tus clientes, entre otros. Si no cuentas con un presupuesto que te permita adquirir estas herramientas, puedes utilizar una hoja de cálculo o planilla de Excel. Por ejemplo, algunas de estas herramientas te dan la opción para descargar los estados de cuenta de sus tarjetas o extractos bancarios, rastrear tus movimientos y hasta la posibilidad de colocar recordatorios para los pagos. De esta manera tienes mejor control de todo lo que “entra y sale”.
¡ASIGNATE UN SALARIO!
Te sorprenderá saber cómo el hecho de no llevar a cabo esta acción genera muchos malestares a tu empresa y cómo hacer esto hace que tu empresa siempre luzca saludable. Nos equivocamos al creer que podemos disponer de todo el dinero que ingresa, lo primero que debes hacer es asignarte un salario que no afecte de forma negativa a las cuentas de tu empresa ya que existen otros costos y gastos que necesitas cubrir antes de disfrutar de los beneficios.
Asignarte un salario te permitirá, por otro lado, mantener controlados todos tus gastos de modo que no tengas que incurrir a “tocar” el dinero que le pertenece a tu empresa.
El éxito de tus emprendimientos y la salud de tu empresa dependen de los hábitos y las prácticas que lleves a cabo, ¿quieres saber cuál es la mejor estrategia? Creemos que la mejor respuesta sería: no salgas de tu presupuesto, invierte en las cosas verdaderamente importantes y lleva a cabo el ejercicio de la visión a largo plazo.
